En matière d’organisation en général, et de prise de notes en particulier, nous sommes un peu tous les mêmes : souvent happés par des nouvelles applications, toujours plus performantes les unes que les autres, nous les installons, les testons… puis les oublions.

Résultat : nos notes sont éparpillées, les documents dispersés, les formats tous singuliers…

Alors comment s’y retrouver ?

Prendre de notes : pourquoi ?

Noter, c’est écrire (ou saisir) quelque chose d’important, que l’on souhaite retenir et surtout retrouver. Noter c’est ne rien oublier.

Selon chacun, noter c’est noter un numéro de téléphone, une adresse mail, le titre d’un livre à lire, une idée à creuser, les références d’un article intéressant sur Internet, une action à accomplir, une liste de courses, un projet de voyage, des recherches à entreprendre sur le Net…

Noter, c’est vouloir conserver provisoirement ou éventuellement archiver.

Prendre des notes : sur quel support ?

Pour noter, il est nécessaire de recourir à un support papier ou numérique. Si le papier reste encore un moyen très rapide de noter, et encore fort utilisé, la digitalisation enregistre une forte progression en matière de prise de notes. Noter sur son smartphone, noter sur son ordinateur devient courant.

Avantage ‘papier’ pour la rapidité. Mais une limite quant au traitement de l’information : retrouver le papier, et quelquefois l’endroit où nous avons noté l’information, n’est pas toujours aisé. Le papier souffre également d’être un support fixe : blocs, carnets, feuilles volantes ou même bouts de papier… qui nécessite souvent un temps de recherche plus ou moins long.

Avantage ‘solution digitale’ pour la recherche et la centralisation des données. En étant suffisamment organisé et préparé, la méthode numérique est une solution fiable qui a l’avantage de permettre de retrouver rapidement les informations grâce au bouton de ‘recherche’.

Prendre des notes : selon quelle méthode ?

Pour prendre des notes, il faut décomposer 2 opérations :

le temps de noter, c’est-à-dire de collecter l’information : ce temps doit être rapide car certaines idées sont fugaces. A cette nécessité de réactivité, il faut ajouter l’impossibilité quelquefois de se soustraire à ce que l’on est en train de faire : suivre une conversation, être concentré sur un dossier…

Cette collecte d’informations doit être réalisée de façon brute, soit sur papier, soit sous forme de liste dans un bloc notes numériques (sur smartphone ou autre).

le temps d’exploiter ce qui est noté : ce temps est généralement plus long. Il dépend de votre méthode d’organisation en amont. Avez-vous pensé aux thématiques et à une arborescence qui permettra de classer ce que vous avez noté ?

Prendre des notes : quelles applications ?

Des solutions existent, et elles sont nombreuses. Pour les plus répandues et les plus efficaces, fonctionnant sur Android ou iOS, citons OneNote (Microsoft), Google Keep, Trello, Todoist, Evernote.

Certaines sont spécialisées : par exemple Trello est surtout utilisé pour la réalisation de tâches de projets. Todoist s’utilise davantage pour la gestion de tâches courantes, avec visualisation des tâches quotidiennes par exemple.

La multiplicité de ces applications, souvent centrées sur un traitement particulier des informations, nous oblige à multiplier également les installations et utilisations, ce qui conduit à disperser nos données.

Prendre des notes avec Notion : pour quelles fonctionnalités ?

Peut-être en avez-vous déjà entendu parler car cette application a le vent en poupe actuellement. Elle permet de réunir différentes fonctionnalités en une plateforme collaborative et personnalisable :

– la création et l’archivage de ses notes, sous forme de pages et de sous-pages,

– l’organisation et le suivi de projets,

– la fonction Wiki pour créer et partager des mini-bases de données qui peuvent être reliées entre elles,

– la sauvegarde des numéros de téléphone et des adresses mails,

– la gestion de calendriers et de listes de tâches,

– la fonction de CRM pour la gestion clients : devis, ventes, offre de prix, suivi de prospects…

– la manipulation de différents types de contenus : vidéos, listes, images, fichiers PDF, documents textes et tableur, codes…

l’intégration de données provenant de différentes applications comme Google Docs, Zoom, Gmail, Trello…

– et bien sûr une fonction de recherche d’information qui permet un gain de temps pour retrouver certaines données.

Dans sa forme collaborative, Notion permet de créer des tâches et de les assigner à ses collaborateurs. Chacun a une vue d’ensemble du projet et peut commenter.

Notion permet également d’utiliser des templates (modèles) prêts à l’emploi.

Prendre des notes : un deuxième cerveau pour profiter du présent

Notre cerveau est souvent sollicité tout au long de la journée. Pourquoi le surcharger d’informations ? Une application de prise de notes doit agir comme un déversoir de données et d’idées. Ainsi, nous pouvons pleinement nous consacrer à nos activités en cours.

Puis dans un second temps, en construisant notre propre ‘plan de classement’, nous organisons le stockage et la conservation de nos données.

Une critique toutefois doit être apportée à Notion car tout se passe en ligne : rien n’est stocké. Vous devrez donc utiliser les fonctionnalités d’export pour vous assurer de sauvegarder et conserver toutes vos données.

Notion est complexe en matière de gestion d’interface. C’est pourquoi de nombreux tutoriels en ligne facilitent son utilisation. Car il faut personnaliser l’application et créer ses catégories de classement.

Une application de prise de notes permet de structurer nos pensées, de planifier et prévoir nos activités à la fois professionnelles et personnelles. Deux avantages pour nous organiser et gérer au mieux notre temps.

Crédits visuels : Freepik