« Une belle idée qui n’aboutit pas vaut mieux qu’une mauvaise qui voit le jour. » Pierre Dac

Avec la nouvelle année, vous avez pris la résolution de nettoyer votre environnement de travail numérique.

Cette fois ci, en 2021, vous avez bien décidé de mettre en place une organisation infaillible (si tant est qu’elle existe !) pour classer, gérer et retrouver TOUS vos documents professionnels. Et vous allez vous y tenir !

Car vous savez que les personnes qui travaillent dans des environnements peu encombrés sont plus productives et bien sûr plus heureuses.

Alors c’est le moment !

Commençons par la définition du mot ‘classer’

Classer signifie ranger des informations à un endroit déterminé selon un critère précis qui définit un ordre de classement. L’objectif de tout classement est uniquement de pouvoir retrouver les informations.

Classer signifie donc que nous avons des éléments à classer, qui sont des fichiers dans des dossiers et des sous-dossiers, et que ces éléments doivent suivre une règle de nommage.

La pire des situations

Votre bureau virtuel d’ordinateur est encombré par un nombre incalculable de dossiers et fichiers. Un avantage pour vous car vous accédez rapidement aux informations, mais pour le rangement, tout reste à faire.

Créer un gros dossier ‘Archives’

Devant l’ampleur de la tâche et pour éviter d’être découragé.e dès le début, le premier conseil est de créer un dossier ‘Archives 2020’ et de réunir dans ce dossier tous les fichiers et dossiers existants sur votre ordinateur.

Au fur et à mesure des jours et de vos besoins en documents, vous pourrez extraire vos fichiers et les classer en respectant le plan de classement que vous allez établir.

Et surtout, promettez-vous ne plus placer de documents sur le bureau ! Dorénavant, ils seront rangés directement.

Vous pouvez choisir directement d’établir un plan de classement et ranger l’ensemble de vos documents existants selon ce plan sans passer par le dossier ‘Archives’.

Établir un plan de classement

Pour le réaliser, il est conseillé de suivre la règle émise par le psychologique américain Georges A. Miller qui a travaillé sur la mémoire à court terme, dite aussi mémoire de travail. Selon ses recherches, notre capacité mnésique est limitée à 7 éléments. Ce chiffre 7 est une limite à nos capacité de traitement de l’information.

L’intérêt est donc de rendre visible dans votre gestionnaire de fichiers uniquement 7 dossiers qui pourront contenir jusqu’à 7 sous-dossiers.

Il faut éviter trop de profondeurs dans les dossiers, car cela prend davantage de temps pour retrouver des fichiers classés dans des sous-sous-sous-sous… dossiers.

Mais 49 catégories sont déjà bien suffisantes.

Les dossiers ou fichiers fréquemment utilisés pourraient éventuellement faire l’objet d’un raccourci sur le bureau. Mais tout en limitant à 7 également le nombre de raccourcis ! 

Nommer vos dossiers

Pour catégoriser et donc nommer vos dossiers, il est judicieux de dresser l’inventaire des documents que vous traitez : contrats, factures, courriers, bulletins de salaires, fiches de congés, …

Selon votre activité professionnelle, les catégories sont à adapter.

Dans les grandes lignes, vous pouvez :

– distinguer vos informations par leur contenu : par exemple, ‘Images’, ‘Vidéos’, ‘Textes’, ‘Tutoriels’…

– les distinguer par noms de clients, fournisseurs ou partenaires

– les distinguer par les différentes fonctions que vous occupez : par exemple ‘Administratif’, ‘Comptabilité’, ‘Finances’, ‘Ressources Humaines’, ‘Communication’, ‘Marketing’, ‘Informatique’…

Bien sûr, selon la nature du dossier de premier niveau, vous pouvez utiliser des catégorisations différentes pour vos différents dossiers.

Comment gérer les projets, brouillons, ou différentes versions ?

Toujours selon votre activité et vos besoins, il peut être pertinent de créer un sous-dossier ‘projet’ ou ‘brouillon’ dans certains de vos dossiers. A condition que les fichiers de ces catégories ne soient que provisoires. Après un certain laps de temps que vous définirez, les documents de ce sous-dossier seront soit reclassés dans le dossier correspondant, soit archivés dans le sous-dossier ‘Archives’, soit supprimés.

Pour la gestion des différentes versions d’un document, cela relève des règles de nommage que vous fixerez.

Car l’objectif de ce classement est de n’avoir aucun fichier qui traîne.

Fixer des règles de nommage des fichiers

Le principe est de donner un début de nom identique à tous les documents de même nature.

Par exemple ‘Facture’, ‘Fiche congés’, ‘Contrat’…

Cet intitulé (type de document) sera suivi du nom du document qui pourra contenir le nom du partenaire ainsi que la date (ou seulement de l’année) de création du document. Vous ajouterez un éventuel numéro de version (V1, V2…) jusqu’à la version définitive (VD).

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La règle en matière de classement des documents est de fixer un cadre (le plan de classement) qui évoluera au fil du temps et de s’y tenir.

Ranger ses documents dans des dossiers et sous-dossiers immédiatement est une excellente pratique. De même qu’archiver dans un dossier ‘Archives 2021’ dès que les dossiers sont clos.

Et pour ce qui est du dossier ‘Archives 2020’ dans lequel dossiers et fichiers sont rangés selon votre plan de classement : il est à stocker sur un disque dur externe afin de libérer de la mémoire sur votre ordinateur de travail.

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