Avec l’évolution de l’environnement économique, social et technologique, les métiers liés au secrétariat et à l’administratif évoluent eux aussi.

Déjà le développement des technologies de l’information et de la communication a provoqué des mutations du métier : la secrétaire est devenue assistante. Aujourd’hui on parle même d’office manager.

Que révèle cette évolution du métier ?

Le profil de secrétaire :

De niveau baccalauréat en gestion administrative, ce travail, souvent féminin, recouvre principalement des tâches d’exécution. Les processus d’entreprises sont formalisés et la secrétaire les suit pour des tâches d’accueil aussi bien physique que téléphonique, de transmission des informations, de gestion des courriers et des mails, de prise de rendez-vous, d’organisation de réunions…

Sans être exhaustive, cette liste d’opérations nécessite une stricte observation des consignes. L’autonomie est faible.

La secrétaire peut se définir comme la personne qui gère l’administratif dans l’entreprise et qui sait ‘les secrets… taire’ car elle doit faire preuve de discrétion vis-à-vis des informations qu’elle relaie.

L’assistant·e, né·e avec les NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication) :

Le terme ‘assistant’ ou ‘assistante’ laisse entrevoir un début de masculinisation. Le métier s’ouvre de plus en plus aux hommes, notamment pour les postes ‘d’assistant de gestion’ qui, au-delà du secrétariat, recouvrent également des fonctions commerciales et comptables.

De niveau BTS, l’ assistant·e gagne en autonomie et en responsabilité. L’assistant·e gère les courriers (iel* les rédige), gère les problèmes (iel* propose des solutions), gère les contrats fournisseurs, prestataires et salariés, gère les plannings (de présence, de production, de SAV…), gère la communication aussi bien interne qu’externe, gère les réunions (et les anime quelquefois), gère les documents (traitements, classement, archivage), gère le parc informatique et automobiles de l’entreprise, les salles de réunion, les fournitures, le matériel…

Les tâches de la secrétaire se sont transformées en missions pour l’assistant·e qu’iel* doit mener avec réactivité. Iel* organise son travail, fixe des priorités et prend des initiatives. Et même s’iel* prend encore en charge le travail de secrétariat classique, celui-ci est de plus en plus traité directement par les collaborateurs : saisie de documents, traitement, transmission et classement.

Ajoutons enfin que l’assistant·e peut être polyvalent·e dans les petites entreprises, prenant ainsi le titre d’assistant·e manager ou assistant·e de direction, ou bien spécialisée dans des fonctions d’assistant·e commercial·e, ressources humaines, formation, juridique, logistique, achats…

 

Le XXIe siècle et l’avènement de l’office manager :

Véritable bras droit du dirigeant, l’office manager est souvent titulaire d’au moins un Bac + 3, soit un BTS complété par au moins une année de spécialisation. Mais le poste peut également être confié à un·e assistant·e qui a cumulé plusieurs années d’expérience professionnelle.

L’office manager maîtrise parfaitement la gestion d’une entreprise : outre l’assistanat classique, iel* a des compétences techniques en gestion de projet, gestion des risques, en ressources humaines, gestion des services généraux, des données financières et de communication d’entreprise.

Interface permanente entre le manager et l’environnement interne et externe, l’office manager mobilise des compétences en technologies de communication, de recherche et de production d’informations : plateformes de travail collaboratif, gestion du site Internet, Intranet et des réseaux sociaux notamment…

Mais l’office manager pilote également souvent le travail des collaborateurs dans l’entreprise : gestion d’équipes, suivi de projets, animations de formations (notamment bureautiques) grâce à ses qualités relationnelles et communicationnelles.

Complément d’informations sur le poste d’office manager : https://www.entreprendre.fr/nouveaux-metiers-quel-est-vrai-role-une-officemanager/

*iel : il/elle

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