La fonction d’office manager se caractérise par la diversité des missions, la polyvalence et l’autonomie.

Noms de code de l’office manager

Le nom peut varier en ‘facility manager’, ‘manager environnement de travail’ ou même ‘happyness officer’.

Un agent double pour des missions non secrètes

L’office manager est à la fois un agent opérationnel pour les missions administratives et un agent relationnel avec l’ensemble des collaborateurs (ou le seul dirigeant) de l’entreprise. Un agent double en quelque sorte : bras droit du dirigeant et super assistant.

Ses missions peuvent se décliner en gestion de la team (congés, formation, recrutement, accompagnement, contrôle), planification des activités (rôle de guide et de conseil), ajustement des actions (nécessitant objectivité, neutralité, flexibilité), coordination des moyens mis à la disposition des collaborateurs (espaces de travail, équipements et matériels, outils informatiques…), supervision et maîtrise des processus supports de l’entreprise, vigilance sur la sécurité du réseau informatique et enfin prise en charge de la communication (clarté des informations, intégrité, transparence, tout en respectant la confidentialité des datas sensibles) interne et externe.

Un agent de renseignements et d’enquêtes

Le spectre de sa fonction couvre des domaines tels que l’administratif, le financier, les relations commerciales, la coordination des démarches projets, la qualité de vie au travail (QVT) et le développement de la responsabilité sociale et sociétale de l’entreprise (RSE).

Agent agile de l’entreprise, il est l’interface entre la direction et les collaborateurs, mais également entre l’interne et l’externe : relations clients, fournisseurs, prestataires, sous-traitants, partenaires (réseau professionnel, organismes institutionnels, …)

Les soft skills de l’office manager

Pour exercer la fonction, l’office manager est doté d’un sens aigu de l’organisation et d’aptitudes en diplomatie, empathie, sens du service, créativité mais aussi de capacités à user de fermeté pour être écouté.

Un office manager : pourquoi ?

L’office manager est un rouage essentiel pour les entreprises qui souhaitent structurer et améliorer leurs process de fonctionnement.

Élément qui va instiller la bienveillance dans les groupes de travail en favorisant un climat social propice à l’efficacité collective, l’office manager facilite l’intégration des outils digitaux auprès des collaborateurs.

Il sait anticiper les situations, s’investir dans les projets de l’équipe et participer à la dynamique de l’amélioration continue de l’entreprise.