Avec le confinement, de nombreux salariés sont à la recherche de méthodes pour mieux s’organiser en télétravail.

Le télétravail oblige quelquefois à travailler en mode mutitâche (ou multitasking) : traiter un dossier de fond (tâche dite d’impact) tout en répondant à un sms, ou en consultant un mail qui vient d’arriver, ou en prenant quelques minutes pour se détendre sur Internet…

Le multitâche nous fait perdre de la performance cognitive

Et cela est dû principalement à la capacité limitée de notre mémoire de travail qui ne peut traiter qu’environ 5 à 7 éléments en même temps.

Or, avec notre vie ultra-connectée, nous sommes continuellement sollicités. Nous nous dispersons entre plusieurs activités et sommes moins concentrés.

Les études le montrent : être multitâche réduit la productivité d’environ 40 % et réduit également la qualité de notre travail.

L’intérêt du fonctionnement monotâche

Il permet de réaliser son travail plus rapidement et sans stress. Il procure également de la satisfaction dans la mesure où l’on sent que notre travail avance plus vite. Et la qualité de ce travail est augmentée.

Ce fonctionnement permet de consacrer toute son énergie à une seule et unique activité, pour pouvoir plus aisément passer à la suivante.

Comment organiser son travail en mode monotâche ?

1. Lister et prioriser les tâches à réaliser

Recenser toutes les activités à réaliser et les découper en tâches unitaires.

Ces tâches doivent de préférence commencer par un verbe d’action à l’infinitif (créer, rédiger, améliorer, prévoir, répondre, classer…) pour nous pousser à agir. Des outils numériques de ToDoList peuvent nous aider : Todoist, Pomotodo (suivi des temps de tâches selon la méthode Pomodoro).

Puis prioriser ses tâches : commencer par les plus importantes (et non pas nos préférées) en se demandant toutefois si la tâche est bien nécessaire.

Commencer sa journée par ce premier travail nous incitera à l’action.

2. Programmer et planifier sa journée : s’organiser par contexte

Selon la méthode d’organisation GTD (Getting Things Done ou ‘faire les choses qui doivent être faites’) de David Allen, il est préférable de regrouper les tâches de même nature dans un créneau horaire de la journée.

Par exemple, traiter l’ensemble des mails entre 8 h et 9 h.

Pour cela, il faut créer, dans votre agenda, des blocs de temps (ou time boxing) qui faciliteront votre concentration pendant ces temps déterminés. Ces blocs de temps permettent également d’estimer les durées des tâches que vous avez précédemment listées.

Vous pouvez appliquer la règle des 60/20/20 pour programmer votre journée : 60 % de votre temps sont des tâches à réaliser, 20 % pour l’administratif et 20 % pour les urgences.

Séquencer et planifier permettent de rester motivé.e.

Un outil numérique sur mesure : Google Calendar

3. Faire des pauses régulièrement

Prévoyez des temps de travail concentré de 25 à 50 minutes, puis des pauses de 5 à 15 minutes.

La méthode Pomodoro conseille d’organiser des sessions de travail de 25 minutes environ avec des pauses de 5 minutes entre chaque session. Après 4 sessions, la pause est de 20 à 30 minutes. Pour suivre cette méthode, munissez-vous d’un minuteur de cuisine, semblable à celui qui ressemble à une ‘tomate’.

Les pauses permettent de faire un peu de sport, de se dégourdir les jambes et de s’aérer la tête, et pourquoi pas de méditer avec Petit Bambou par exemple.