En cette période de crise sanitaire, le gouvernement recommande de « rester chez soi ». De nombreuses entreprises ont pu se tourner vers le télétravail. Certaines avaient déjà mis en place ce type de fonctionnement pour certains salariés, sur des temps de travail partiels. Désormais elles sont obligées d’y recourir pour des fonctions à temps complet.

Santé et sécurité sont primordiales à Auvergne Compétences. Nous nous sommes donc organisée le 16 mars matin, 1er jour de confinement, pour fonctionner en mode « télétravail ». Et voici quelles solutions ont été adoptées pour collaborer :

Mise en place du télétravail à Auvergne Compétences

1. renvoi des appels téléphoniques de la société sur le téléphone de l’assistante. Une manipulation spécifique à notre opérateur téléphonique permet ainsi de traiter tous nos appels ;

2. liste de tâches pour chaque jour de la semaine à répartir entre les membres du personnel. Pour cela, il peut être utile de s’aider d’un tableau de répartition des tâches (TRT) qui répartit les activités de chaque journée :

Domaines

Tâches

Office Manager

Assistante

Administratif

Traitement des appels téléphoniques

2 h

Gestion de la boîte mails

1 h

Réponses aux mails reçus

2 h

Communication

Rédaction d’un article pour le site web

2 h

Veille informationnelle

2 h

3. vérification du fonctionnement des outils de travail en collaboration :

– Hangouts proposé par Gmail pour la messagerie instantanée,

– Trello en ligne pour la gestion de projets partagés.

4. puis accord des salariés sur l’envoi régulier de comptes rendus d’activité par mail chaque fin de journée (ou de demi-journée), accompagné des documents à faire valider par la direction.

S’organiser en entreprise pour télétravailler

Au delà de l’encadrement du télétravail par la loi, ce mode de fonctionnement nécessite avant tout la confiance du management pour permettre aux salariés de s’auto-organiser.

1. Avantages et inconvénients du télétravail

Les avantages sont avant tout écologiques : pas de déplacement donc moins d’empreinte carbone. Pour le salarié cela peut générer un gain d’autonomie car il organise lui-même son travail. Il peut travailler dans le calme, ce qui est requis pour des travaux de fond nécessitant réflexion et concentration. Et il organise son espace de travail en toute liberté. Il doit toutefois respecter ses horaires de travail.

La contrepartie est le risque de solitude du salarié : peu de communication avec le management qui contrôlera moins le travail réalisé et manque de réponses immédiates aux questions qu’il pourrait se poser.

Travailler seul.e nécessite de s’auto-motiver. Une solution peut être de se fixer des mini objectifs à atteindre tout au long de sa journée en terme de réalisation de tâches.

2. Quelques modèles d’organisation en télétravail

Pour le management :

– établir une charte de télétravail au sein de l’entreprise. Des exemples sont consultables sur la Toile,

poser des objectifs clairs et des résultats attendus au salarié en télétravail car les managers auront moins de contrôle sur les tâches réalisées.

Pour le salarié :

cadrer l’organisation de son activité professionnelle : fixer et respecter ses horaires, séquencer ses tâches en regroupant celles qui sont de même nature,

planifier des demi-journées sur chaque semaine à des tâches spécifiques. Par exemple, les lundis matins : veille informationnelle, les lundis après-midi : traitement des factures clients… Créer des routines d’organisation permet d’être plus productif en étant plus concentré,

lister chaque jour ses tâches grâce à une To Do List et cocher les cases au fur et à mesure de l’avancement de son travail

❏ Tâche 1

❏ Tâche 2

❏ Tâche 3

classer ses documents au fur et à mesure dans les dossiers numériques appropriés pour centraliser toutes les informations au même endroit afin de gagner en temps de recherche,

– et bien sûr maintenir le lien avec l’entreprise pour se sentir impliqué.e et motivé.e grâce aux outils de travail collaboratifs en ligne : messagerie instantanée, réunions virtuelles, …

Des informations complémentaires sur les sites :

Cadre Emploi

Le Monde