Une boîte mails non gérée peut rapidement devenir source de stress pour un chef d’entreprise.

Il est donc essentiel de traiter quotidiennement les flux de mails entrants et sortants afin d’organiser sereinement sa journée de travail.

La règle d’or pour gérer ses mails est Traiter / Classer / Supprimer

1. Traiter ses mails

1.1 Pour traiter au mieux vos mails pro, il est nécessaire de vous organiser en amont. Pour cela, il vous sera utile de :

créer des filtres qui redirigeront automatiquement certains mails dans des dossiers spécifiques. Cette fonctionnalité est proposé par Gmail dans les paramètres de messagerie. Vous définirez des règles de redirection afin qu’une partie de vos mails soit redirigés selon les expéditeurs ou les objets ;

créer des dossiers thématiques dans votre messagerie qui pourront accueillir les mails à conserver. Ces dossiers (ou répertoires) sont appelés « libellés » sur Gmail. Vous pouvez nommer des dossiers « à traiter dans la journée », « à traiter semaine 12 », ou encore « à traiter en mars » selon les délais à vous accorder pour répondre.

Les dossiers thématiques peuvent également être classés en fonction des types d’expéditeurs : clients, partenaires, fournisseurs, administrations…

Comment créer des filtres et des libellés

rédiger des mails types de réponses qui vous permettront de gagner du temps pour répondre à des demandes standards de types envoi de documentation, réponse à appel d’offres, réponse à candidature spontanée… Cette fonctionnalité est accessible sur Gmail dans les paramètres en sélectionnant « réponses standardisées » ;

Comment créer des mails types

rédiger des messages automatiques signalant vos absences et précisant les noms et coordonnées des personnes à contacter.

1.2 Après ce travail de préparation, il est nécessaire de gérer vos mails au quotidien afin d’éviter l’encombrement de votre messagerie, source de stress et de démotivation.

Pour cela il est conseillé de :

consulter votre boîte mails uniquement à 3 moments précis de la journée pour éviter toute déperdition d’attention. Ces 3 moments peuvent être le matin en arrivant au bureau, en fin de matinée et en fin de journée ;

répondre immédiatement aux mails nécessitant une réponse courte : 2 minutes suffisent pour rédiger votre réponse lorsque vous maîtrisez l’information. Et cela montre que vous êtes réactif.ve ;

2. Classer vos mails reçus et envoyés

Les mails dont la réponse ne peut pas être immédiate et qui doivent être conservés car ils nécessitent un certains délais d’étude seront classés d’une ou des deux manières suivantes :

2.1 Classer les mails dans votre espace de messagerie

Pour retrouver rapidement les mails, il est judicieux d’organiser leur rangement. Grâce au travail que vous avez réalisé en amont vous pourrez :

– soit trier certains mails spécifiques de manière automatique selon les règles que vous avez prédéfinies (filtres)

– soit déplacer les mails dans vos dossiers de messagerie (ou « libellés ») préalablement créés. Vous pourrez ainsi retrouver les informations relatives à chaque dossier ;

2.2 Classer les informations importantes reçues par mail dans les dossiers informatiques de votre ordinateur.

Vous pouvez copier et classer directement les pièces jointes de vos mails dans vos dossiers numériques afin d’en favoriser l’accessibilité et être prêt pour l’action en centralisant toutes les informations utiles de chaque dossier.

Le classement des mails est également important pour vos mails envoyés.

3. Supprimer vos mails inutiles

Tous les mails traités ou ne nécessitant pas d’être conservés doivent être détruits car ils encombrent inutilement votre messagerie.

L’objectif de votre journée : zéro mail dans votre messagerie !

L’ensemble de ce travail peut être confié à votre assistant.e

Auvergne Compétences est spécialisée dans le travail à temps partagé

et peut mettre à votre disposition un.e assistant.e confirmé.e un jour par semaine ou plus.

Contactez-nous au 04 73 99 19 46 pour échanger sur la solution la plus adaptée

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